1. INTRODUCCIÓN
La Asociación de Empresarios de Mos se caracteriza por favorecer entornos de mejora competitiva, generar oportunidades de negocio entre sus socios, fomentar el desarrollo del tejido empresarial en la comarca y acercar el mundo de la empresa a la comunidad en la que participa.
Asimismo, entre las actividades que diariamente desarrolla para dar cumplimiento a sus objetivos, trata de estimular la implicación del tejido productivo local en el desarrollo y en la participación de la comunidad mosense, lo que pone de manifiesto su alto compromiso social.
Desde la perspectiva de ese alto compromiso social, AEMOS garantiza su más absoluto compromiso con el buen funcionamiento de la institución, así como con el gobierno de esta, presidido por los principios básicos de funcionamiento de una organización empresarial, como son la integridad, la transparencia y el servicio a sus asociados/as y al tejido empresarial de la comarca.
En línea con esto, y para dar cumplimiento a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, AEMOS implanta, en su modelo de gestión, un canal interno de denuncias, que pretende dotar al sistema de mecanismo que permita informar de cualquier irregularidad que relacionada con las actividades desarrolladas por la asociación, pueda parecer irregular, garantizando el anonimato, la confidencialidad, las practicas correctas de seguimiento, así como la protección del informante.
Por otro lado, el sistema tiene también como finalidad, favorecer la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de la organización y el fomento esa cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público, así como al interés de la propia organización.
2. OBJETO
Establecer un mecanismo de información, que tenga carácter preferente, sobre las acciones previstas en el art. 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
A través de este mecanismo se pretende tener acceso a información que ponga en riesgo el interés público o el de la propia organización, y permita la realización de las investigaciones correspondientes, respetando los principios básicos de funcionamiento que recoge la propia Ley mencionada en el párrafo anterior.
Para ello la organización ha previsto dotarse de un sistema interno de seguimiento.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación de la presente instrucción será el recogido en la norma de aplicación, en su artículo 2.
4. PROCEDIMIENTO
Se establecen en este apartado las condiciones de funcionamiento y elección de sistema de gestión de la información, así como la determinación del canal de denuncia, cumpliendo estos los requisitos exigidos por la norma de aplicación.
Asimismo, el sistema contará con un Responsable del Sistema que tendrá la condición de titular del mismo, y una designación de suplente, que solo podrá actuar en caso de ausencia prolongada del titular que impidiera el desarrollo de las investigaciones dentro de los plazos legalmente establecidos.
4.1 EL SISTEMA Y SU FUNCIONAMIENTO
El sistema de gestión de la información será interno, así como el canal de denuncias, pudiéndose ejercer el derecho a la utilización de este a través de la siguiente dirección de correo electrónico: canaldedenunciasaemos@aemos.com.
El ejercicio del derecho de denuncia también se podrá realizar verbalmente, y también mediante la petición de reunión presencial, que deberá celebrarse en el plazo de siete días desde la solicitud, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en el art. 7 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
En el caso de que la denuncia se formule presencialmente, el informante tendrá que ser informado de que la comunicación será grabada y se le informará de sus derechos en materia de tratamiento de datos.
Con la elección del modelo señalado, Aemos no utilizará canales externos de información subcontratados, sin perjuicio de que las personas informantes puedan dirigir sus denuncias a las autoridades competentes a través de los canales que las mismas ponen a disposición de todas las personas interesadas.
Recibida denuncia a través del sistema aquí implementado se procederá como a continuación se indica:
La persona denunciante recibirá un acuse de recibo de la denuncia planteada en el plazo de siete días desde la presentación de esta, en la misma dirección utilizada para la denuncia o en donde la persona informante indique en la propia denuncia.
La confirmación de recepción de la denuncia incorporará un código alfanumérico correlativo AEMOS-000den2023 (nombre asociación-numeración correlativa-abreviatura de denuncia-año corriente), que garantizará la confidencialidad de la denuncia, así como permitirá a la persona informante el seguimiento de la denuncia presentada, antes de su resolución final.
La resolución del proceso de denuncia finalizará en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo que por la complejidad del tratamiento de la denuncia requiera de una ampliación de este que no podrá ser superior a tres meses más, en cuyo caso se informara debidamente a la persona denunciante.
La organización, en el proceso de investigación que lleve a cabo podrá recabar de la persona informante cuanta información adicional, pruebas, comunicaciones, etc… sean necesarias para la aclaración de los hechos, así como de terceros/as que puedan aportan informaciones, pruebas que permitan esclarecer los hechos denunciados.
Se garantiza el derecho de la persona afectada a ser informada y oída sobre los hechos que se le atribuyan, en el tiempo y forma que se considere adecuado para la correcta resolución del proceso.
El sistema garantiza la confidencialidad más absoluta cuando se utilicen los canales oficiales de denuncia. En caso de que las denuncias lleguen por canales no oficiales o personas no responsables de la gestión del sistema, estos remitirán las mismas al responsable de la gestión del sistema, y se obligan a mantener la confidencialidad más absoluta, no pudiendo revelar el contenido de esta ni ninguna información relativa a esta, bajo apercibimiento de la aplicación del régimen disciplinario correspondiente (con objeto de garantizar esto el personal recibirá formación específica en la materia).
En todo momento, el sistema y las personas implicadas en la gestión de este deben aplicar como máxima fundamental sobre la que radica la propia legalidad del sistema, la presunción de inocencia y el honor de cuantas personas se puedan ver involucradas y/o afectadas en el proceso.
El sistema garantiza el respeto a la normativa de aplicación en materia de protección de datos de acuerdo con las disposiciones que en cada momento prevea la legislación de aplicación.
En caso de que el proceso investigador llevado a cabo con motivo de la correspondiente denuncia arroje los más mínimos indicios de que estos puedan ser constitutivos de delito, se informará de manera inmediata al Ministerio Fiscal. Si los hechos afectarán a los intereses financieros de la Unión Europea, se informará a la Fiscalía Europea.
4.2 CONTROL Y ARCHIVO DE LAS ACTUACIONES
La Asociación llevará un libro registro en el que se recogerán, cronológicamente según el numero de expediente asignado las informaciones recibidas y las investigaciones realizadas, garantizándose siempre la confidencialidad de la información y los datos.
El registro estará a disposición, únicamente de la Autoridad judicial competente, que para poder acceder a la misma lo tendrá que hacer mediante auto y en el marco del correspondiente procedimiento judicial.
4.3 CONSERVACIÓN DE LAS INFORMACIONES Y LAS INVESTIGACIONES
Según lo legalmente establecido la conservación de informaciones e investigaciones se mantendrá durante el periodo que sea necesario y proporcionado a los efectos de dar cumplimiento a cuantos requerimientos legales se recogen en la norma de aplicación.
4.4 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de los datos personales en el desarrollo de este procedimiento estará sujeto a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y ejecución de sanciones penales.
El acceso a los datos personales en el sistema interno de información quedará limitado a lo dispuesto en el art. 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Se estará a los dispuesto en la misma norma en todo lo relativo a la conservación y eliminación de los datos de carácter personal.
5. RESPONSABILIDADES
AEMOS, su responsabilidad será la correcta implantación del sistema del canal de denuncias, así como el cumplimiento de todo cuando a lo relativo al sistema de gestión de este canal y el sistema interno de información suponga.
Órgano de Dirección de la Asociación, su responsabilidad será la aprobación del procedimiento de gestión, de la implantación del sistema y el canal de denuncias, así como la designación del responsable de gestión del sistema interno de información, así como de su destitución o cese si fuese el caso, lo que será debidamente notificado a la A.I.I., la designación podrá realizarse a:
- Persona física, en cuyo caso se tratará de un directivo de la organización.
- Órgano colegiado, en cuyo caso, este órgano deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión y tramitación de los expedientes.
También será responsabilidad del Órgano de Dirección, asegurar la publicidad del sistema, así como garantizar el conocimiento y la formación sobre su funcionamiento a todas las personas trabajadoras de la organización.
Responsable del Sistema Interno de Gestión de la Información, será responsable de garantizar la gestión del sistema con independencia y autonomía, respecto a los órganos de dirección, así como de la tramitación diligente de cuantos expedientes tenga que iniciar.
6. DEFINICIONES
Canal interno de información: canal del que dispone la entidad para la presentación de información respecto de las infracciones previstas en el art. 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Informante: persona que a través del canal de información denuncia cualquier clase de
incumplimiento en los términos de la presente ley.
Sistema interno de Información: el Sistema interno de información es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2, siempre que se pueda tratar de manera efectiva la infracción y si el denunciante considera que no hay riesgo de represalia
Responsable del Sistema Interno de Información: persona física responsable de la gestión del sistema, que será designado por el órgano de administración o órgano colegiado de la organización.
También podría ser un órgano colegiado, en cuyo caso, este órgano colegiado deberá facultar a uno de sus miembros para la gestión del Sistema interno de información y de tramitación de expedientes de investigación
Procedimiento de Gestión de las Informaciones: el procedimiento establecerá las previsiones necesarias para que el Sistema interno de información y los canales internos de información existentes cumplan con los requisitos establecidos en esta ley, según lo establecido en su art. 9
7. ANEXOS
- Anexo I: Formulario de denuncia
- Anexo II: Designación del responsable
- Anexo III: Destitución o cese.
- Anexo IV: Libro de registro